Merkblatt zum Datenschutz nach DSGVO (Gültig 25.05.2018)

_______________________________________________________________

Merkblatt zum Datenschutz nach DSGVO (Gültig ab 25.05.2018)
Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte
Informationen nach Artikeln 13, 14 und 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung
(nachfolgend DSGVO genannt)
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch
uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche
und Rechte informieren. Wir weisen darauf hin, dass die Europäische Datenschutz-
Grundverordnung (DSGVO) sowie eine neue Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes
(BDSG) ab dem 25. Mai 2018 gelten.
Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich
maßgeblich nach den beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen.
Bitte geben Sie die Informationen auch den aktuellen und künftigen vertretungsberechtigten
Personen und wirtschaftlich Berechtigten sowie den sonstigen Beteiligten weiter.
Dazu zählen z. B. Begünstigte im Todesfall, Prokuristen oder Bürgen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich
wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
VSS Versicherungsmakler Sottrum, Thomas Waldmann e.K.
27367 Sottrum, Große Str. 15 Telefon: 04264/836720 Telefax: 04264/836722
E-Mail: twaldmann.vss@t-online.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung
von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir - soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung
erforderlich - personenbezogene Daten - z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung
von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung - erhalten haben.
Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen
Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse,
Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (insbesondere Name, Adresse und
andere Kontaktdaten, Geburtstag und -ort und Staatsangehörigkeit), Identifizierungsdaten
(z. B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftprobe). Darüber hinaus
können dies auch Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer
vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr), Produktdaten (z. B.
Arten der Versicherungszweige), Informationen über Ihre finanzielle Situation (z. B.
Bonitätsdaten, Ratingdaten, Herkunft von Vermögenswerten), Vertriebsdaten (inklusive
Werbescores), Dokumentationsdaten (z. B. Gesprächs-und Beratungsprotokolle),
Registerdaten, Daten über Ihre Nutzung von unseren angebotenen Telemedien (z. B.
Zeitpunkt des Aufrufs unserer Webseiten, Apps oder Newsletter, angeklickte Seiten von uns
bzw. Einträge) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher
Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO
und des BDSG 2018.
- 2 -
_______________________________________________________________
Versicherungen – Spezialkonzepte für Ferienwohnanlagen - Schadenservice
Onlinerechner unter www.vssversicherungsmakler.de
a) zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO) Die Verarbeitung
personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von
Versicherungsgeschäften und Dienstleistungen, insbesondere zur Durchführung unserer
Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge,
sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung eines Versicherungsmaklers erforderlichen
Tätigkeiten.
Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt
(z. B. Versicherungen und Vermittlung) und können unter anderem Bedarfsanalysen,
Beratung sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen.
Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen
Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.
b) im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO) Soweit erforderlich
verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung
berechtigter Interessen von uns oder Dritten.
Beispiele:
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkter
Kundenansprache; - Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei
rechtlichen Streitigkeiten; - Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des
Versicherungsmaklers; - Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; - Maßnahmen zur
Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
c) aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur
Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von
Daten an Kooperationspartner) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf
Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen
werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen.- gegebenenfalls vor
der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Dazu zählen auch die gegebenenfalls in der Vergangenheit z. B. im Rahmen des
Versicherungsgeschäftes und sonstigen Anträge eingeholten Einwilligungen unter anderem
zur Datenweitergabe an unsere Kooperationspartner zu Beratungszwecken.
Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem
Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
d) aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse
(Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO) Zudem unterliegen wir als Versicherungsmakler diversen
rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen, die sich aus der Aufsicht
durch die Industrie- und Handelskammer (IHK) ergeben. Zu den Zwecken der Verarbeitung
gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und
Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. B. Sanktionslistenprüfung nach
dem Außenhandelsgesetz , von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken und aktuellen Adressen;)
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb des Versicherungsmaklers erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die
diese zur Bearbeitung der oben genannten Zwecke brauchen. Auch von uns eingesetzte
Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und andere Dienstleister können zu diesen genannten
Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien
versicherungswirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik,
Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting sowie
Vertrieb, Marketing, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Anschriftenermittlung.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Versicherungsmaklers ist
zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen
Tatsachen und Wertungen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen
über diese Daten dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies
erlauben oder gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir anderweitig zur Datenweitergabe
befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten
z. B. sein:
- 3 -
_______________________________________________________________
Versicherungen – Spezialkonzepte für Ferienwohnanlagen - Schadenservice
Onlinerechner unter www.vssversicherungsmakler.de
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer
gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
- Andere Versicherungsunternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur
Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln.
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung
zur Datenübermittlung erteilt haben, denen Sie oder eine Behörde eine wirksame Vollmacht
erteilt haben.
5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Soweit erforderlich, verarbeiten und
speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer
Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die
Dauer
unserer Geschäftsbeziehung, was beispielsweise auch die Anbahnung und die Abwicklung
eines Vertrages umfasst. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein
Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt sein kann. Da nach Beendigung
eines Vertrages in der Regel noch Arbeiten zur Vertragsabwicklung erforderlich sind,
werden die Daten nach Vertragsende nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
gespeichert.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), dem
Versicherungsvertragsgesetz (VVG), und dem Geldwäschegesetz (GwG) ergeben. Die dort
vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen,
die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3
Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.
Vor diesem Hintergrund haben wir unserer Datenhaltung folgendes Sperr- und
Löschkonzept zugrunde gelegt (vereinfachte Darstellung):
Ihre Daten werden bei uns zunächst für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.
Im Anschluss daran halten wir die Daten für die Dauer von weiteren 3 Jahren vor, um die
erforderlichen Abwicklungsarbeiten durchführen und Ihnen darüber auf Anfrage auch
Auskunft erteilen zu können. Im Anschluss an diese Nachbearbeitungsphase werden
bestimmte Ihrer auf den beendeten Vertrag bezogene Daten aufgrund der gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten für die Dauer von weiteren 10 Jahren in gesperrter Form
gespeichert, d.h. die Zugriffsmöglichkeit auf Ihre Daten durch die Mitarbeiter unseres
Hauses wird stark eingeschränkt. Nach Ablauf dieser Frist werden die auf den beendeten
Vertrag bezogenen Daten unwiederbringlich gelöscht, falls nicht besondere Konstellationen -
wie z. B. nicht abgeschlossene Rechtsstreitigkeiten - eine längere Speicherung erforderlich
machen. Neben diesen Vertragsdaten speichern wir auch Daten von Ihnen, die nicht nur
einen einzelnen Vertrag, sondern die Geschäftsbeziehung als Ganzes betreffen, z. B.
Adress-, Kontakt- und Identifizierungsdaten. Teile dieser Daten müssen wir aufgrund
geldwäscherechtlicher Vorgaben für bis zu 6 Jahre nach Beendigung der
Geschäftsbeziehung vorhalten. Die Daten werden nach Ablauf der entsprechenden
Aufbewahrungsfristen gelöscht.
6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU/des EWR ) findet nur
statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich oder
gesetzlich vorgeschrieben ist, Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig
gesetzlich zulässig ist.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf
Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf
Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerruf gem. § 21 DSGOV.
- 4 -
_______________________________________________________________
Versicherungen – Spezialkonzepte für Ferienwohnanlagen - Schadenservice
Onlinerechner unter www.vssversicherungsmakler.de
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und
35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer
Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG 2018).
8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen
Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und gegebenenfalls Beendigung
einer Geschäftsbeziehung bzw. eines Vertrages erforderlich sind oder zu deren Erhebung
wir gesetzlich
verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages
oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht
mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.
9. Inwieweit findet eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im
Einzelfall statt?
Im Rahmen von Entscheidungsfindungen nutzen wir auch automatisierte Prozesse.
Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Einzelfall i. S. d. Art. 22 DSGVO finden
jedoch nicht statt, wenn die Entscheidung zu einem für Sie nachteiligen Ergebnis führen
sollte. In diesem Fall wird der Entscheidungsprozess an einen Mitarbeiter ausgesteuert, der
unter Berücksichtigung der gesamten Umstände des Einzelfalls berechtigt ist, eine andere
Entscheidung zu treffen. Sollten wir zukünftig ausschließlich automatisierte Entscheidungen
im Einzelfall einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies
gesetzlich vorgegeben ist.
10. Inwieweit werden Ihre Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?
Scoring findet nicht statt.
11. Information über Ihr Widerspruchsrecht
nach Art. 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich
aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender
personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 e) DSGVO
(Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO
(Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch
einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr
verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung
nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung
dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte gerichtet werden an:
VSS Versicherungsmakler Sottrum, Thomas Waldmann e.K.
27367 Sottrum, Große Str. 15, Telefon: 04264/836720 Telefax: 04264/836722
E-Mail: twaldmann.vss@t-online.de